Regnskabsmateriale er vigtige dokumenter for en virksomhed, men hvordan bliver de bedst muligt opbevaret og hvilke forholdsregler skal der foretages?

 

Som udgangspunkt skal alle danske erhvervsdrivende følge bogføringsloven, og dette betyder at man har pligt til at bogføre og opbevare regnskabsmateriale efter gældende bogføringslov.

 

Regnskabsmateriale dækker dokumenter såsom bilag, skattepapirer, kasseoptællinger mm.

Al regnskabsmateriale skal opbevares i 5 år, og her er det vigtigt at man er opmærksom på at det udregnes fra udgangen af det regnskabsår som virksomheden befinder sig i.

Det kan dog bedst betale sig at opbevare materialet i mere end de 5 år, da skattelovgivningen nogle gange kan kræve at det skal være opbevaret i længere tid. Læs mere om opbevaring af regnskabsmateriale i bekendtgørelsen af bogføringsloven her.

 

 

Hvordan opbevarer man regnskabsdokumenter?

I dag er meget regnskabsmateriale gået digitalt og her er det vigtigt at man beskytter sit materiale imod hacking, nysgerrige digitale øjne, nedbrud mm.

Hvis man stadig har sine regnskabsdokumenter i fysisk form, skal man opbevare dem så de er beskyttet mod brand, tyveri, vandskade mm.

Det er vigtigt at man før man ind tænker sine opbevaringsmuligheder at man læser bogføringsloven så man undgår uforsvarlig opbevaring.

Der er visse forholdsregler man skal foretage sig når man opbevarer i papirform. Et af de vigtigste punkter er at dokumenterne skal opbevares i Danmark. Denne regel er til for at sikre at myndighederne altid kan få fat i dokumenterne.

Man kan dog søge om tilladelse til at opbevare i udlandet hvis dette skønnes nødvendigt.

En god idé er at få sikkerhedskopieret al materiale i tilfælde af at man skulle have nedbrud eller tyveri.

 

Den vigtigste regel i forhold til opbevaring, og denne regel er god at have i mente uanset om det er elektroniske eller fysiske dokumenter, er at det hele skal være tilgængeligt og nemt at hente.

 

Hos Optimizor sørger vi altid for, at dit regnskabsmateriale er bedst muligt opbevaret. Vi anerkender nemlig vigtigheden af data og dokumenthåndtering.

 

Kontakt os her på siden og hør mere om hvad vi kan gøre for dig.